SiteHeart
faq-image

Рубрика Трудовое право. ПРАВИЛЬНОЕ ВЕДЕНИЕ КАДРОВОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА – ЗАЛОГ УСПЕШНОГО БИЗНЕСА.

1 июля 2013

       В современном Казахстане количество  субъектов частного предпринимательстварастет значительно с каждым днем.  

      Благодаря таким компаниям, большинство казахстанских граждан имеют место работы и постоянные социальные отчисления, что является одним из немаловажных гарантов для каждого гражданина страны. Такие компании порой имеют очень большое  количество сотрудников.

      В таких случаях, в целях соблюдения трудового законодательства, порядка и ведения контроля за деятельностью сотрудников, в штатное расписание включаются единицы кадровой службы.  

      Однако, в нашей стране не обучают к работе кадровой службы ни в одном высшем учебном заведении, а требования Министерства Труда и Социальной защиты населения день за днем все больше дифференцируются в связи с более широких охватом многих ситуаций возникающих в трудовом праве.

      Трудовым Кодексом Республики Казахстан охвачены общие аспекты ведения трудовых и кадровых вопросов, но, к сожалению, в Кодексе нет конкретных указаний по оформлению конкретных документов, хронологии ведения кадрового делопроизводства и иных вопросов практики, что в отдельных случаях приводит к затруднению работников кадровой службы  на предприятиях.   

      Сотрудникам кадровой службы важно помнить, что вопросы трудового права и кадрового делопроизводства осуществляются в виде организационных, распорядительных и информационно-справочных документов.

Если рассматривать каждый вид по отдельности, то необходимо отметить, что организационные документы регламентируют структуру, задачи и функции Компании, организацию работы, права, обязанности и ответственность руководителей и специалистов каждого структурного подразделения.

К основным организационным документам как правила относятся такие документы, как штатное расписание, правила трудового распорядка, должностные инструкции, правила и  положения различного рода, которые являются обязательными и должны быть в каждой компании. Кроме того, к таким документам относится и Устав Компании, так как он является учредительным документом компании, который определяет вид деятельности компании, содержит основные функции, задачи Компании и ее высших и исполнительных органов. 

Следующими ключевыми аспектами трудового права и кадрового делопроизводства являются распорядительные документы, к которым относятся приказы, распоряжения, решения и поручения по основной деятельности, в которых отражаются вопросы работы с кадрами, а также документы по кадровому составу, отражающие процессы движения кадров, их учета, оценки и т.д..

Немаловажную роль трудового права и кадровой работы занимают  акты, справки, докладные и объяснительные записки, телеграммы и телефонограммы, протоколы, заявления, графики ежегодных отпусков и другие документы, относящие к информационно – справочным документам.

 Если кадровую работу изучать детально, то в первую очередь необходимо помнить, что основным аспектом в кадровой работе является правильная подготовка кадровых документов.

 Для правильного ведения делопроизводства необходимо вести регистрационный учет документов, для чего необходимо заводить журналы учета входящей и исходящей корреспонденции, которые вносятся в реестр номенклатурных дел. Порядковый регистрационный номер журнала присваивается документу и позволяет идентифицировать документы на документы внешнего и внутреннего происхождения.

Любой документ проходит согласование перед отправкой адресату. Так же, как и все другие документы, согласование кадрового документаоформляется путем визирования проекта документа исполнителем, руководителями структурных подразделений, имеющих отношение к данному документу, а также ответственными лицами финансовой и юридической служб.

Документы, исполненные на бланке, оттиском печати Компании не заверяются, за исключением отдельных случаев, предусмотренных специальными требованиями отдельных нормативных актов. Вместе с тем, документы, исполненные не на бланке, подлежат заверению оттиском печати Компании. Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть подписи лица, подписывающего документ.

Если говорить о каждом документе отдельно, то одним из главных и распространенных кадровых документов считается – приказ. Приказом оформляется решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности Компании, структурных подразделений и должностных лиц.

Приказ оформляется на бумаге белого цвета, формата А-4, подписывается директором Компании или лицом, исполняющим его обязанности. Подпись заверяется оттиском печати Компании. В случае использования официальных бланков для приказов, подпись не заверяется оттиском печати.  

Еще один основной документ, это – протокол. В любой коммерческой и некоммерческой организации протоколом фиксируется ход обсуждения вопросов на собраниях, совещаниях, заседаниях и других формах работы коллегиальных органов. Протокол оформляется в соответствии с нормативно-правовыми актами РК, Инструкцией по делопроизводству Компании, утвержденной приказом руководителя компании, и подписывается председательствующим и секретарем. К протоколам высшего органа Предприятия законодательством предусмотрены требования к оформлению, не соблюдение которых может привести к признанию не действительными решения принятых на данных собраниях. Высшим органом здесь, определяется например, общее собрание участников Товарищества, общее собрание (съезд, конференция) членов некомерческой организации и другие наименования высшего органа Предприятия. Одними из требований к оформлению могут быть определение и фиксирование в протоколе необходмиого кворума, повестки дня, решение по каждому вопросу, порядок голосования, избрание председателя и секретаря собрания.

Кроме того, в ведении кадрового делопроизводства и трудового права в целом, зачастую различные действия сотрудников компании приходится актировать. Акт – это документ, согласно которому по заключению комиссии, созданной на основании приказа директора Компании, подтверждается или отрицается какое-либо событие, действие, факт. Акт оформляется на белой бумаге формата А-4 и содержит такие реквизиты, как гриф утверждения, наименование вида документа (АКТ), дата, место составления, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения (если есть приложение), подписи председателя и членов комиссии.  Текст акта состоит из двух частей - вводной и констатирующей.

Вводная часть отображает основание для составления акта, т.е. номер и дата приказа, на основании которого была создана комиссия, и перечисляются составители акта - присутствовавшие члены комиссии с указанием их должностей, а также перечисляются другие лица, присутствовавшие при работе комиссии, но не являющиеся ее членами.

В констатирующей части излагаются цели и задачи составления акта и существо проведенной комиссией работы, а также установленные факты и выводы.

Количество оформляемых экземпляров акта определяется числом заинтересованных сторон, при этом в акте следует указывать, кому передан каждый экземпляр акта.

Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении. Подпись председателя комиссии ставится первой.

В наше время письма или деловая переписка является неотъемлемым средством связи с внешними организациями. Все виды деловой переписки могут вестись  на бумажных и электронных  носителях.

Письмо на бумажном носителе должно быть оформлено на бланке Компании и подписано директором Компании.

Необходимо отметить, что, отдельным, важным инструментом в работе Компаний с ее персоналом,  являются должностные инструкции для своих работников. Должностная инструкция составляется кадровой службой после утверждения определенных функции, прав и обязанностей работника. Должностная инструкция должна содержать такие разделы как общие положения,  функциональные обязанности, права, ответственность,  условия работы, а также масштаб деятельности и влияние решений для руководителей структурных подразделений. Должностная инструкция по сути является смысловым  продолжением  трудового договора, с детальным регламентированием порядка работы, функцианала сотрудника. 

Продолжение следует...

 

Подготовлено  Старшим юристом практики «Юридический аутсорсинг»

Динарой Бердалиевой «ZAN» Юридическая Компания.

Комментарии:

Гуля
26.02.2015
Курсы как пройти у вас в Астане?
Ответ
05.03.2015
Здравствуйте, Гуля. Наша юридическая компания не проводит курсов по подготовке специалистов. Но мы всегда открыты и ищем компетентных, творческих, не ленивых, целенаправленных людей для работы в нашей компании, поэтому Вы можете выслать свое резюме на наш электронный адрес. Наш адрес и контактные телефоны, Вы можете найти в разделе «КОНТАКТЫ».

Ваш комментарий

обновить код
Поделиться в соц сетях